Plan-Archiv

Hausverwaltung

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Dashboard

Überblick über das zusammengeführte Plan-Archiv

Objekte (Wirtschaftseinheiten)
0
aus SAP-Index
Pläne & Dokumente
0
archiviert & benannt
Zu bestätigen
0
im Einlesen-Posteingang
Vollständigkeit
–
Ist vs. SAP-Soll

Zuletzt geöffnete Objekte

Noch keine – bitte zuerst den SAP-Index importieren.

Objekte

Wirtschaftseinheiten aus dem SAP-Index

Pläne & Dokumente

Alle eingelesenen Unterlagen mit Original- und sprechendem Namen

Pläne anzeigen:
KategorieTitelObjektOriginal-ScanSprechender Name

Posteingang

Unterlagen ohne Gebäudezuordnung – bitte einem Objekt zuordnen

KategorieTitel / DatumOriginal-ScanSprechender NameAktion

Einlesen

Neue Pläne und Dokumente einwerfen – die KI liest aus, schlägt Name und Objekt vor, Sie bestätigen per Klick

1
Datei wählenBeispiel oder eigener Scan
2
KI liest ausDatum, Typ, Stockwerk
3
Name + ObjektVorschlag, Excel-Gegenprobe
4
Bestätigenlandet in der Objektakte

Unterlage einlesen

Beispiel-Scan anklicken (simuliert die KI-Auslesung). Mit echtem API-Schlüssel würden hier echte Pläne gelesen.

Eigenen Scan hier ablegen
PDF · JPG · PNG · TIFF · bis 50 MB
Bis zu 25 Dateien gleichzeitig möglich: Mehrere Dateien markieren und gemeinsam ablegen – die KI liest jede Datei einzeln aus, danach können Sie alle Vorschläge gesammelt bestätigen.

SAP-Index importieren

Der Datei-Index (Excel/.xlsb) legt die Objekte an und liefert die Soll-Liste je Wirtschaftseinheit

Datei-Index einlesen

Beispiel: 20260512_084441.xlsb – 326 Zeilen, Wirtschaftseinheit 2020587. Spalten: SWENR (Objekt), BESCHRIFTUNG (Kategorie), BETREFF (Original-Name), BELEGDATUM, FILETYP.

Benutzer

Logins für Kolleginnen und Kollegen anlegen und verwalten – Rolle ändern, deaktivieren oder Passwort zurücksetzen. Änderungen wirken sofort.

NameE-MailRolleStatusLetzter LoginAktion

Anlass-Kategorien

Pflicht-Kategorien für jeden Anlass konfigurieren – Änderungen gelten sofort für neue Paket-Vorschauen und -Downloads.

Fragen & Antworten

Abfrageportal – hier bauen wir Erklärungen zum Ablauf Schritt für Schritt aus

Zugang & Sicherheit

Diese Anwendung ist privat und nicht öffentlich im Web auffindbar – sie erscheint nicht in Suchmaschinen. Der Zugriff ist ausschließlich über einen persönlichen Einladungslink bzw. die zugewiesenen Zugangsdaten möglich.

Bitte geben Sie Ihre Zugangsdaten nicht an Dritte weiter.

Intern

Interne Kosten- und Preiskalkulation – ausschließlich für Administratoren

Diese Seite ist vertraulich und ausschließlich für den internen Gebrauch bestimmt. Bitte keine Inhalte an Kunden, Mieter oder externe Stellen weitergeben.

Mengen pro Wohnanlage

„Wohnanlage" = ein einzelnes Objekt (Liegenschaft) bei einer Hausverwaltung.

Stk.
Stk.
Stk.

Zeitaufwand pro Wohnanlage

Min.
Min.
Min.
Summe Zeitaufwand Min. 30

Stundensätze

€/Std.
€/Std.
€/Std.

Selbstkosten – Aufschlüsselung

Einmalig pro Hausverwaltung (Kunde)
Std.
Laufend pro Monat (für alle Kunden)
€/Mon.
Pro Wohnanlage (KI-Analyse)
€/Dok.

Verkaufspreise

Einmalig pro Hausverwaltung (Kunde)
€
€/Mon.
Pro Wohnanlage
€

Ergebnis – Jahresrechnung

Basis: Anzahl Projekte gesamt. Werte werden live berechnet.

Selbstkosten
KI-Kosten pro Wohnanlage —
Selbstkosten pro Wohnanlage —
Einrichtungs-Selbstkosten —
Hosting-Kosten / Jahr —
Jahresergebnis
Umsatz Jahr 1 —
Selbstkosten gesamt —
Deckungsbeitrag —
Marge —

Hochrechnung Szenarien

Anzahl Wohnanlagen je Szenario ist editierbar; alle anderen Werte werden automatisch berechnet. Einmalige Grundkosten (Setup & Einrichtung) sind in jedem Szenario enthalten.

Kennzahl Pilot Teilausbau Grossteil Vollausbau
Anzahl Wohnanlagen
Umsatz Jahr 1 — — — —
Selbstkosten gesamt — — — —
Deckungsbeitrag — — — —
Marge — — — —
Arbeitszeit gesamt — — — —
Personentage (÷ 8 Std.) — — — —

Soll-Ist-Kostenkontrolle

„Geplant" wird aus den obigen Eingaben berechnet. Tatsächliche Kosten bitte manuell eintragen – sie werden automatisch gespeichert.

Kostenposten Geplant Tatsächlich Differenz
Einrichtung / Entwicklung — —
Onboarding-Arbeitszeit gesamt — —
KI-Kosten gesamt — —
Hosting 1 Jahr — —
Sonstiges — —
Gesamt — — —

Interne Dokumentation

Nur für Administratoren – nicht für Kunden bestimmt

Diese Seite ist ausschließlich für das interne Team sichtbar. Bitte keine Inhalte daraus an Kunden weitergeben.

Betrieb & Sicherung – Checkliste

Erinnerungen für das Team – bitte bei jedem Deploy und vor Änderungen prüfen.

Externe Datenbank / Datenspeicherung (Hetzner)
Dort werden die Daten gespeichert: https://62.238.21.248/ – direkt prüfen, ob alles funktioniert.
Externe Datenbank (Hetzner) öffnen ↗
Code-Sicherung auf GitHub
Nach JEDEM Deploy im Git-Bereich auf „Push" klicken, damit der Code im verbundenen GitHub-Repo (Rich55seeb/planarchiv) gesichert ist. Replit pusht NICHT automatisch.
ℹ Datenbank-Trennung beachten
Dev- und Produktions-Datenbank sind getrennt. Echte Daten nur in der veröffentlichten (Produktions-)App hochladen – Dev-Uploads landen nicht in der Produktion.
Beim Veröffentlichen (Republish)
• NIEMALS „Overwrite data" wählen, sobald echte Produktionsdaten vorhanden sind – sie würde die Produktions-DB mit dem Dev-Stand überschreiben. • Vorher die SQL-Diff-Vorschau lesen – erscheint dort DROP COLUMN oder DROP TABLE, sofort abbrechen und prüfen (Datenverlustgefahr). • Rein additive Änderungen (neue Spalten/Tabellen) sind datenschonend.
Datenbank-Backup
Replit sichert die Produktions-DB NICHT automatisch. Code-Checkpoints sichern nur den Code, nicht die Datenbankzeilen. Vor größeren Änderungen ein manuelles pg_dump der Produktions-Datenbank ziehen.
✓ Speicher-Architektur
STORAGE_BACKEND = db – Dateien als Blobs in PostgreSQL (file_blobs-Tabelle). Der Lese-Pfad routet anhand des Key-Präfixes (/db/, /local/, /objects/). Nicht auf local oder objectstorage umstellen.
Rollen (Zukunftsnotiz)
Wenn später eine Kundenadmin-Rolle eingeführt wird, eine eigene superadmin-Kennzeichnung ergänzen, damit diese interne Doku-Seite vor Kunden-Admins verborgen bleibt.

So läuft der Gesamtablauf

Drei vorhandene Module, eine Plattform – nichts neu erfunden, nur verbunden.

1
SAP-Index importierenObjekt + Soll-Liste je Wirtschaftseinheit
2
EinlesenPlan/Dokument rein, KI liest aus
3
Benennen + zuordnensprechender Name, richtiges Objekt
4
Objektakteerscheint dort, Vollständigkeit steigt

Häufige interne Fragen

Brauche ich eine zweite SAP-Quelle für Name und Adresse?
Nein. Die SAP-Nummern (Wirtschaftseinheit, Buchungskreis, Grundstück) kommen aus der Dateiliste/Excel. Die Adresse wird direkt aus den Plänen entnommen – sie ist dort eindeutig. Es ist keine zweite SAP-Quelle nötig.
Was passiert mit dem ursprünglichen Scan-Dateinamen?
Der bleibt als Audit-Spur erhalten. Zusätzlich entsteht der sprechende Name (Datum_Objekt_Typ_Stockwerk). In „Pläne & Dokumente" sieht man beide nebeneinander.
Wie sicher ist die Zuordnung zum richtigen Objekt?
Auf Paket-Ebene sicher: Alle Dateien einer Excel-Tranche gehören zu einer Wirtschaftseinheit. Beim laufenden Einzel-Eingang ordnet die KI über Adresse/Nummer zu; bei Unsicherheit landet die Datei im Posteingang zur Bestätigung.
Was bedeutet die Excel-Gegenprobe beim Einlesen?
Wo der SAP-Index für ein Datum bereits einen sprechenden Namen kennt und dieser eindeutig passt, wird er übernommen. Bei mehreren Treffern (gleiches Datum) bestätigt der Mitarbeiter; wo der Index leer ist (#na#), ist die KI die Quelle.

Was passiert, wenn ein KI-Modell ausfällt?

Die KI-Analyse ist nur beim Einlesen neuer Pläne beteiligt – alle bereits archivierten Daten bleiben davon vollständig unberührt.

Bestehende Pläne sind nicht betroffen
Bereits eingelesene und gespeicherte Pläne liegen dauerhaft in der Datenbank. Sie sind von einem KI-Ausfall völlig unabhängig – alle Metadaten, sprechenden Namen, Zuordnungen und Original-Scans bleiben vollständig erhalten und zugänglich.
Was bei einem Ausfall pausiert
Lediglich das Einlesen und Analysieren neuer Pläne ist betroffen – solange das KI-Modell nicht erreichbar ist, können keine neuen Scans ausgelesen werden. Die Original-Dateien bleiben dabei gespeichert und können jederzeit erneut analysiert werden, sobald das Modell wieder verfügbar oder ein Nachfolgemodell eingetragen ist.
Modellwechsel ohne Code-Änderung möglich
Wird das aktuelle Modell (Anthropic, claude-sonnet-4-6) abgelöst oder abgeschaltet, genügt es, den neuen Modellnamen in der Umgebungsvariablen ANTHROPIC_MODEL einzutragen. Kein neues Deployment und keine Code-Änderung sind dafür nötig – die Umstellung ist in wenigen Minuten erledigt.

Bedienungsanleitung – Mitarbeiter

Schritt-für-Schritt-Ablauf für neue Anwender (Rolle: Mitarbeiter). Kann als Grundlage für eine externe Anleitung verwendet werden.

1 Anmelden
Die App öffnet sich mit einem Anmeldefenster. E-Mail-Adresse und Passwort eingeben, dann „Anmelden" klicken. Die App merkt sich die Anmeldung — beim nächsten Öffnen des Browsers ist man automatisch eingeloggt, bis man sich aktiv abmeldet (Abmelden-Button oben rechts).
2 Dashboard und Navigation
Nach dem Login erscheinen oben drei Kacheln: Anzahl Objekte, Anzahl Unterlagen, Posteingang. Anklicken führt direkt zur jeweiligen Seite.
Links die Navigationsleiste — für Mitarbeiter sichtbare Punkte:
Dashboard — Startseite
Objekte — alle Gebäude
Pläne & Dokumente — Gesamtliste
Posteingang — wartende Dateien
Einlesen — neue Scans hochladen
Fragen & Antworten — Hilfe
3 Gebäude finden
Suchleiste oben: Objektname, Adresse oder Nummer eingeben — Treffer erscheinen sofort, Anklicken öffnet das Gebäude.
Menü „Objekte": Alle Gebäude als Kacheln mit Name und Adresse. Anklicken öffnet die Gebäudeakte mit allen zugehörigen Plänen, Dokumenten und dem Vollständigkeitsstatus.
4 Plan hochladen, KI-Analyse und Ergebnis korrigieren
Menüpunkt „Einlesen" aufrufen. Datei(en) (PDF, JPG, PNG, TIFF) in das gestrichelte Feld ziehen oder das Feld anklicken. Die KI analysiert die Datei automatisch — ein Warteanzeige erscheint.
Das Ergebnisfenster zeigt den KI-Vorschlag. Editierbare Felder:
Objekt — Dropdown, bei Bedarf korrigieren
Datum — direkt im Feld korrigieren
Typ — z.B. Grundriss, Schnitt
Stockwerk — Dropdown (KG, EG, 1.OG …)
Sprechender Dateiname — der lesbare Archivname
Checkboxen — Bewirtschaftungsunterlage / Archivoriginal
Mit „Dokument anzeigen" kann man den Scan direkt im Fenster prüfen. Am Ende: „Bestätigen & archivieren" (sofort gespeichert), „Später (Posteingang)" (als Entwurf parken) oder „Abbrechen".
Werden mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen, gilt ein erweiterter Ablauf — siehe „Mehrere Pläne auf einmal hochladen (Batch-Upload)" weiter unten.
5 Abgelegte Pläne suchen und aufrufen
Über das Gebäude: Objekte → Gebäude anklicken → Gebäudeakte. Oben Filtercheckboxen: Aktuelle Pläne (Standard), Archivpläne, Ältere Versionen. Dateiname oder Karte anklicken → Vollbild-Vorschau öffnet sich (schließen mit × oder Escape).
Gesamtliste: Menüpunkt „Pläne & Dokumente" — alle Unterlagen in einer Tabelle, mit denselben Filtercheckboxen und der Suchleiste oben.
6 Teilen und Exportieren
Einzelne Datei teilen: Button „Teilen" auf jeder Plan-/Dokumentkarte → erzeugt einen befristeten Link ohne Login-Pflicht für den Empfänger.
Ganzes Gebäude als ZIP: In der Gebäudeakte → „Paket als ZIP exportieren" → alle Unterlagen des Gebäudes mit sprechenden Dateinamen.
Gesamter Bestand als ZIP: In „Pläne & Dokumente" → „Stapel-Download (ZIP, sprechende Namen)".

Mehrere Pläne auf einmal hochladen (Batch-Upload)

Der Batch-Upload ermöglicht es, bis zu 25 Dateien (PDF, JPG, PNG, TIFF) in einem Durchgang hochzuladen — max. 50 MB je Datei. Die KI analysiert jede Datei eigenständig; ein Fehler bei einer Datei hat keinen Einfluss auf die anderen.

1 Dateien auswählen
Menüpunkt „Einlesen" aufrufen. Mehrere Dateien gleichzeitig in das gestrichelte Feld ziehen (Drag & Drop) oder das Feld anklicken und im Datei-Dialog mehrere Dateien per Strg-Klick bzw. Shift-Klick markieren. Das Upload-Modal öffnet sich sofort und zeigt alle gewählten Dateien in einer Liste.
2 Optionale Objektzuweisung vorab
Wenn zum Zeitpunkt des Uploads bereits ein Gebäude geöffnet ist (Gebäudeakte sichtbar im Hintergrund), erscheint eine Bestätigungsfrage: „Alle Dateien diesem Objekt zuweisen?" Mit „Ja" wird das Objekt für alle Dateien vorausgefüllt; mit „Nein" lässt man die KI für jede Datei eigenständig entscheiden.
3 Live-Fortschrittsanzeige
Jede Datei durchläuft ihren eigenen Status, der im Modal in Echtzeit aktualisiert wird:
Wartend
Die Datei steht in der Warteschlange; der Upload hat noch nicht begonnen.
Wird analysiert
Die Datei wurde hochgeladen; die KI extrahiert Metadaten (Objekt, Typ, Stockwerk, Datum).
Gespeichert
Analyse abgeschlossen und Datei erfolgreich archiviert.
Bereits vorhanden
Die Datei ist bereits im Archiv — kein Fehler, kein Duplikat wird angelegt.
Fehler
Nur diese Datei ist betroffen; alle anderen werden weiterverarbeitet. Die Fehlermeldung erscheint direkt bei der Datei.
4 Duplikate
Wird eine Datei erkannt, die bereits im Archiv liegt (gleicher Inhalt), wird sie mit dem Status „Bereits vorhanden" markiert. Es entsteht kein Duplikat und kein Eintrag im Posteingang — die Datei gilt als erledigt.
5 Abschluss: Alle archivieren oder Posteingang
Sobald alle Dateien verarbeitet sind, erscheinen unten im Modal zwei Schaltflächen:
Alle archivieren — speichert alle erfolgreich analysierten Dateien sofort ins Archiv. Empfohlen, wenn die KI-Ergebnisse plausibel aussehen.
In Posteingang — parkt alle noch nicht bestätigten Dateien als Entwürfe. Sinnvoll, wenn man die Metadaten jeder Datei einzeln prüfen möchte.
6 Der Posteingang
Im Posteingang landen alle Dateien, deren Gebäude-Objekt die KI nicht eindeutig zuordnen konnte, sowie Dateien, die manuell dorthin verschoben wurden. Jede Datei kann dort einzeln geöffnet, korrigiert und anschließend archiviert werden. Der Posteingang-Zähler im Dashboard zeigt immer die aktuelle Anzahl wartender Dateien.

Hinweis zur Rollentrennung

Aktuell sind alle Administratoren interne Team-Mitglieder, daher reicht die Admin-Sichtbarkeit für diese Seite. Sobald eine Kunden-Admin-Rolle eingeführt wird, muss eine eigene superadmin-Kennzeichnung ergänzt werden, damit diese interne Dokumentation vor Kunden-Admins verborgen bleibt.