Logins für Kolleginnen und Kollegen anlegen und verwalten – Rolle ändern, deaktivieren oder Passwort zurücksetzen. Änderungen wirken sofort.
Name
E-Mail
Rolle
Status
Letzter Login
Aktion
Anlass-Kategorien
Pflicht-Kategorien für jeden Anlass konfigurieren – Änderungen gelten sofort für neue Paket-Vorschauen und -Downloads.
Fragen & Antworten
Abfrageportal – hier bauen wir Erklärungen zum Ablauf Schritt für Schritt aus
🔒
Zugang & Sicherheit
Diese Anwendung ist privat und nicht öffentlich im Web auffindbar – sie erscheint nicht in Suchmaschinen.
Der Zugriff ist ausschließlich über einen persönlichen Einladungslink bzw. die zugewiesenen Zugangsdaten möglich.
⚠ Bitte geben Sie Ihre Zugangsdaten nicht an Dritte weiter.
Kalkulation
Interne Kosten- und Preiskalkulation – ausschließlich für Administratoren
Diese Seite ist vertraulich und ausschließlich für den internen Gebrauch bestimmt. Bitte keine Inhalte an Kunden, Mieter oder externe Stellen weitergeben.
Mengen
Stk.
Stk.
Stk.
Zeitaufwand pro Projekt
Min.
Min.
Min.
Summe ZeitaufwandMin.30
Stundensätze
€/Std.
€/Std.
€/Std.
KI-Kosten
€/Dok.
Weitere Selbstkosten
€/Mon.
Std.
Verkaufspreise
€
€
€/Mon.
Ergebnis – Jahresrechnung
Basis: Anzahl Projekte gesamt. Werte werden live berechnet.
Selbstkosten
KI-Kosten pro Projekt—
Selbstkosten pro Projekt—
Einrichtungs-Selbstkosten—
Hosting-Kosten / Jahr—
Jahresergebnis
Umsatz Jahr 1—
Selbstkosten gesamt—
Deckungsbeitrag—
Marge—
Hochrechnung Szenarien
Die Anzahl Projekte je Szenario ist editierbar; alle anderen Werte werden automatisch berechnet.
Kennzahl
Pilot
Teilausbau
Grossteil
Vollausbau
Anzahl Projekte
Umsatz Jahr 1
—
—
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Selbstkosten gesamt
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Deckungsbeitrag
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Marge
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Arbeitszeit gesamt
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Personentage (÷ 8 Std.)
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—
Soll-Ist-Kostenkontrolle
„Geplant" wird aus den obigen Eingaben berechnet. Tatsächliche Kosten bitte manuell eintragen – sie werden automatisch gespeichert.
Kostenposten
Geplant
Tatsächlich
Differenz
Einrichtung / Entwicklung
—
—
Onboarding-Arbeitszeit gesamt
—
—
KI-Kosten gesamt
—
—
Hosting 1 Jahr
—
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Sonstiges
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Gesamt
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Interne Dokumentation
Nur für Administratoren – nicht für Kunden bestimmt
⚠ Diese Seite ist ausschließlich für das interne Team sichtbar. Bitte keine Inhalte daraus an Kunden weitergeben.
📋 Betrieb & Sicherung – Checkliste
Erinnerungen für das Team – bitte bei jedem Deploy und vor Änderungen prüfen.
🗄 Externe Datenbank / Datenspeicherung (Hetzner)
Dort werden die Daten gespeichert: https://62.238.21.248/ – direkt prüfen, ob alles funktioniert.
Nach JEDEM Deploy im Git-Bereich auf „Push" klicken, damit der Code im verbundenen GitHub-Repo (Rich55seeb/planarchiv) gesichert ist. Replit pusht NICHT automatisch.
ℹ Datenbank-Trennung beachten
Dev- und Produktions-Datenbank sind getrennt. Echte Daten nur in der veröffentlichten (Produktions-)App hochladen – Dev-Uploads landen nicht in der Produktion.
🚫 Beim Veröffentlichen (Republish)
• NIEMALS „Overwrite data" wählen, sobald echte Produktionsdaten vorhanden sind – sie würde die Produktions-DB mit dem Dev-Stand überschreiben.• Vorher die SQL-Diff-Vorschau lesen – erscheint dort DROP COLUMN oder DROP TABLE, sofort abbrechen und prüfen (Datenverlustgefahr).• Rein additive Änderungen (neue Spalten/Tabellen) sind datenschonend.
🚫 Datenbank-Backup
Replit sichert die Produktions-DB NICHT automatisch. Code-Checkpoints sichern nur den Code, nicht die Datenbankzeilen. Vor größeren Änderungen ein manuelles pg_dump der Produktions-Datenbank ziehen.
✓ Speicher-Architektur
STORAGE_BACKEND = db – Dateien als Blobs in PostgreSQL (file_blobs-Tabelle). Der Lese-Pfad routet anhand des Key-Präfixes (/db/, /local/, /objects/). Nicht auf local oder objectstorage umstellen.
🔮 Rollen (Zukunftsnotiz)
Wenn später eine Kundenadmin-Rolle eingeführt wird, eine eigene superadmin-Kennzeichnung ergänzen, damit diese interne Doku-Seite vor Kunden-Admins verborgen bleibt.
So läuft der Gesamtablauf
Drei vorhandene Module, eine Plattform – nichts neu erfunden, nur verbunden.
1
SAP-Index importierenObjekt + Soll-Liste je Wirtschaftseinheit
2
EinlesenPlan/Dokument rein, KI liest aus
3
Benennen + zuordnensprechender Name, richtiges Objekt
4
Objektakteerscheint dort, Vollständigkeit steigt
Häufige interne Fragen
Brauche ich eine zweite SAP-Quelle für Name und Adresse?
Nein. Die SAP-Nummern (Wirtschaftseinheit, Buchungskreis, Grundstück) kommen aus der Dateiliste/Excel. Die Adresse wird direkt aus den Plänen entnommen – sie ist dort eindeutig. Es ist keine zweite SAP-Quelle nötig.
Was passiert mit dem ursprünglichen Scan-Dateinamen?
Der bleibt als Audit-Spur erhalten. Zusätzlich entsteht der sprechende Name (Datum_Objekt_Typ_Stockwerk). In „Pläne & Dokumente" sieht man beide nebeneinander.
Wie sicher ist die Zuordnung zum richtigen Objekt?
Auf Paket-Ebene sicher: Alle Dateien einer Excel-Tranche gehören zu einer Wirtschaftseinheit. Beim laufenden Einzel-Eingang ordnet die KI über Adresse/Nummer zu; bei Unsicherheit landet die Datei im Posteingang zur Bestätigung.
Was bedeutet die Excel-Gegenprobe beim Einlesen?
Wo der SAP-Index für ein Datum bereits einen sprechenden Namen kennt und dieser eindeutig passt, wird er übernommen. Bei mehreren Treffern (gleiches Datum) bestätigt der Mitarbeiter; wo der Index leer ist (#na#), ist die KI die Quelle.
Was passiert, wenn ein KI-Modell ausfällt?
Die KI-Analyse ist nur beim Einlesen neuer Pläne beteiligt – alle bereits archivierten Daten bleiben davon vollständig unberührt.
Bestehende Pläne sind nicht betroffen
Bereits eingelesene und gespeicherte Pläne liegen dauerhaft in der Datenbank. Sie sind von einem KI-Ausfall völlig unabhängig – alle Metadaten, sprechenden Namen, Zuordnungen und Original-Scans bleiben vollständig erhalten und zugänglich.
Was bei einem Ausfall pausiert
Lediglich das Einlesen und Analysieren neuer Pläne ist betroffen – solange das KI-Modell nicht erreichbar ist, können keine neuen Scans ausgelesen werden. Die Original-Dateien bleiben dabei gespeichert und können jederzeit erneut analysiert werden, sobald das Modell wieder verfügbar oder ein Nachfolgemodell eingetragen ist.
Modellwechsel ohne Code-Änderung möglich
Wird das aktuelle Modell (Anthropic, claude-sonnet-4-6) abgelöst oder abgeschaltet, genügt es, den neuen Modellnamen in der Umgebungsvariablen ANTHROPIC_MODEL einzutragen. Kein neues Deployment und keine Code-Änderung sind dafür nötig – die Umstellung ist in wenigen Minuten erledigt.
Bedienungsanleitung – Mitarbeiter
Schritt-für-Schritt-Ablauf für neue Anwender (Rolle: Mitarbeiter). Kann als Grundlage für eine externe Anleitung verwendet werden.
1
Anmelden
Die App öffnet sich mit einem Anmeldefenster. E-Mail-Adresse und Passwort eingeben, dann „Anmelden" klicken. Die App merkt sich die Anmeldung — beim nächsten Öffnen des Browsers ist man automatisch eingeloggt, bis man sich aktiv abmeldet (Abmelden-Button oben rechts).
2
Dashboard und Navigation
Nach dem Login erscheinen oben drei Kacheln: Anzahl Objekte, Anzahl Unterlagen, Posteingang. Anklicken führt direkt zur jeweiligen Seite.
Links die Navigationsleiste — für Mitarbeiter sichtbare Punkte:
Dashboard — Startseite
Objekte — alle Gebäude
Pläne & Dokumente — Gesamtliste
Posteingang — wartende Dateien
Einlesen — neue Scans hochladen
Fragen & Antworten — Hilfe
3
Gebäude finden
Suchleiste oben: Objektname, Adresse oder Nummer eingeben — Treffer erscheinen sofort, Anklicken öffnet das Gebäude. Menü „Objekte": Alle Gebäude als Kacheln mit Name und Adresse. Anklicken öffnet die Gebäudeakte mit allen zugehörigen Plänen, Dokumenten und dem Vollständigkeitsstatus.
4
Plan hochladen, KI-Analyse und Ergebnis korrigieren
Menüpunkt „Einlesen" aufrufen. Datei(en) (PDF, JPG, PNG, TIFF) in das gestrichelte Feld ziehen oder das Feld anklicken. Die KI analysiert die Datei automatisch — ein Warteanzeige erscheint.
Das Ergebnisfenster zeigt den KI-Vorschlag. Editierbare Felder:
Mit „Dokument anzeigen" kann man den Scan direkt im Fenster prüfen. Am Ende: „Bestätigen & archivieren" (sofort gespeichert), „Später (Posteingang)" (als Entwurf parken) oder „Abbrechen".
5
Abgelegte Pläne suchen und aufrufen
Über das Gebäude: Objekte → Gebäude anklicken → Gebäudeakte. Oben Filtercheckboxen: Aktuelle Pläne (Standard), Archivpläne, Ältere Versionen. Dateiname oder Karte anklicken → Vollbild-Vorschau öffnet sich (schließen mit × oder Escape). Gesamtliste: Menüpunkt „Pläne & Dokumente" — alle Unterlagen in einer Tabelle, mit denselben Filtercheckboxen und der Suchleiste oben.
6
Teilen und Exportieren
Einzelne Datei teilen: Button „Teilen" auf jeder Plan-/Dokumentkarte → erzeugt einen befristeten Link ohne Login-Pflicht für den Empfänger. Ganzes Gebäude als ZIP: In der Gebäudeakte → „Paket als ZIP exportieren" → alle Unterlagen des Gebäudes mit sprechenden Dateinamen. Gesamter Bestand als ZIP: In „Pläne & Dokumente" → „Stapel-Download (ZIP, sprechende Namen)".
Hinweis zur Rollentrennung
Aktuell sind alle Administratoren interne Team-Mitglieder, daher reicht die Admin-Sichtbarkeit für diese Seite. Sobald eine Kunden-Admin-Rolle eingeführt wird, muss eine eigene superadmin-Kennzeichnung ergänzt werden, damit diese interne Dokumentation vor Kunden-Admins verborgen bleibt.