Logins für Kolleginnen und Kollegen anlegen und verwalten – Rolle ändern, deaktivieren oder Passwort zurücksetzen. Änderungen wirken sofort.
Name
E-Mail
Rolle
Status
Letzter Login
Aktion
Anlass-Kategorien
Pflicht-Kategorien für jeden Anlass konfigurieren – Änderungen gelten sofort für neue Paket-Vorschauen und -Downloads.
Fragen & Antworten
Abfrageportal – hier bauen wir Erklärungen zum Ablauf Schritt für Schritt aus
🔒
Zugang & Sicherheit
Diese Anwendung ist privat und nicht öffentlich im Web auffindbar – sie erscheint nicht in Suchmaschinen.
Der Zugriff ist ausschließlich über einen persönlichen Einladungslink bzw. die zugewiesenen Zugangsdaten möglich.
⚠ Bitte geben Sie Ihre Zugangsdaten nicht an Dritte weiter.
Intern
Interne Kosten- und Preiskalkulation – ausschließlich für Administratoren
Diese Seite ist vertraulich und ausschließlich für den internen Gebrauch bestimmt. Bitte keine Inhalte an Kunden, Mieter oder externe Stellen weitergeben.
Mengen 🏠 pro Wohnanlage
„Wohnanlage" = ein einzelnes Objekt (Liegenschaft) bei einer Hausverwaltung.
Stk.
Stk.
Stk.
Zeitaufwand 🏠 pro Wohnanlage
Min.
Min.
Min.
Summe ZeitaufwandMin.30
Stundensätze
€/Std.
€/Std.
€/Std.
Selbstkosten – Aufschlüsselung
📌 Einmalig pro Hausverwaltung (Kunde)
Std.
🔄 Laufend pro Monat (für alle Kunden)
€/Mon.
🏠 Pro Wohnanlage (KI-Analyse)
€/Dok.
Verkaufspreise
📌 Einmalig pro Hausverwaltung (Kunde)
€
€/Mon.
🏠 Pro Wohnanlage
€
Ergebnis – Jahresrechnung
Basis: Anzahl Projekte gesamt. Werte werden live berechnet.
Selbstkosten
KI-Kosten pro Wohnanlage—
Selbstkosten pro Wohnanlage—
Einrichtungs-Selbstkosten—
Hosting-Kosten / Jahr—
Jahresergebnis
Umsatz Jahr 1—
Selbstkosten gesamt—
Deckungsbeitrag—
Marge—
Hochrechnung Szenarien
Anzahl Wohnanlagen je Szenario ist editierbar; alle anderen Werte werden automatisch berechnet. Einmalige Grundkosten (Setup & Einrichtung) sind in jedem Szenario enthalten.
Kennzahl
Pilot
Teilausbau
Grossteil
Vollausbau
Anzahl Wohnanlagen
Umsatz Jahr 1
—
—
—
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Selbstkosten gesamt
—
—
—
—
Deckungsbeitrag
—
—
—
—
Marge
—
—
—
—
Arbeitszeit gesamt
—
—
—
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Personentage (÷ 8 Std.)
—
—
—
—
Soll-Ist-Kostenkontrolle
„Geplant" wird aus den obigen Eingaben berechnet. Tatsächliche Kosten bitte manuell eintragen – sie werden automatisch gespeichert.
Kostenposten
Geplant
Tatsächlich
Differenz
Einrichtung / Entwicklung
—
—
Onboarding-Arbeitszeit gesamt
—
—
KI-Kosten gesamt
—
—
Hosting 1 Jahr
—
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Sonstiges
—
—
Gesamt
—
—
—
Interne Dokumentation
Nur für Administratoren – nicht für Kunden bestimmt
⚠ Diese Seite ist ausschließlich für das interne Team sichtbar. Bitte keine Inhalte daraus an Kunden weitergeben.
📋 Betrieb & Sicherung – Checkliste
Erinnerungen für das Team – bitte bei jedem Deploy und vor Änderungen prüfen.
🗄 Externe Datenbank / Datenspeicherung (Hetzner)
Dort werden die Daten gespeichert: https://62.238.21.248/ – direkt prüfen, ob alles funktioniert.
Nach JEDEM Deploy im Git-Bereich auf „Push" klicken, damit der Code im verbundenen GitHub-Repo (Rich55seeb/planarchiv) gesichert ist. Replit pusht NICHT automatisch.
ℹ Datenbank-Trennung beachten
Dev- und Produktions-Datenbank sind getrennt. Echte Daten nur in der veröffentlichten (Produktions-)App hochladen – Dev-Uploads landen nicht in der Produktion.
🚫 Beim Veröffentlichen (Republish)
• NIEMALS „Overwrite data" wählen, sobald echte Produktionsdaten vorhanden sind – sie würde die Produktions-DB mit dem Dev-Stand überschreiben.• Vorher die SQL-Diff-Vorschau lesen – erscheint dort DROP COLUMN oder DROP TABLE, sofort abbrechen und prüfen (Datenverlustgefahr).• Rein additive Änderungen (neue Spalten/Tabellen) sind datenschonend.
🚫 Datenbank-Backup
Replit sichert die Produktions-DB NICHT automatisch. Code-Checkpoints sichern nur den Code, nicht die Datenbankzeilen. Vor größeren Änderungen ein manuelles pg_dump der Produktions-Datenbank ziehen.
✓ Speicher-Architektur
STORAGE_BACKEND = db – Dateien als Blobs in PostgreSQL (file_blobs-Tabelle). Der Lese-Pfad routet anhand des Key-Präfixes (/db/, /local/, /objects/). Nicht auf local oder objectstorage umstellen.
🔮 Rollen (Zukunftsnotiz)
Wenn später eine Kundenadmin-Rolle eingeführt wird, eine eigene superadmin-Kennzeichnung ergänzen, damit diese interne Doku-Seite vor Kunden-Admins verborgen bleibt.
So läuft der Gesamtablauf
Drei vorhandene Module, eine Plattform – nichts neu erfunden, nur verbunden.
1
SAP-Index importierenObjekt + Soll-Liste je Wirtschaftseinheit
2
EinlesenPlan/Dokument rein, KI liest aus
3
Benennen + zuordnensprechender Name, richtiges Objekt
4
Objektakteerscheint dort, Vollständigkeit steigt
Häufige interne Fragen
Brauche ich eine zweite SAP-Quelle für Name und Adresse?
Nein. Die SAP-Nummern (Wirtschaftseinheit, Buchungskreis, Grundstück) kommen aus der Dateiliste/Excel. Die Adresse wird direkt aus den Plänen entnommen – sie ist dort eindeutig. Es ist keine zweite SAP-Quelle nötig.
Was passiert mit dem ursprünglichen Scan-Dateinamen?
Der bleibt als Audit-Spur erhalten. Zusätzlich entsteht der sprechende Name (Datum_Objekt_Typ_Stockwerk). In „Pläne & Dokumente" sieht man beide nebeneinander.
Wie sicher ist die Zuordnung zum richtigen Objekt?
Auf Paket-Ebene sicher: Alle Dateien einer Excel-Tranche gehören zu einer Wirtschaftseinheit. Beim laufenden Einzel-Eingang ordnet die KI über Adresse/Nummer zu; bei Unsicherheit landet die Datei im Posteingang zur Bestätigung.
Was bedeutet die Excel-Gegenprobe beim Einlesen?
Wo der SAP-Index für ein Datum bereits einen sprechenden Namen kennt und dieser eindeutig passt, wird er übernommen. Bei mehreren Treffern (gleiches Datum) bestätigt der Mitarbeiter; wo der Index leer ist (#na#), ist die KI die Quelle.
Was passiert, wenn ein KI-Modell ausfällt?
Die KI-Analyse ist nur beim Einlesen neuer Pläne beteiligt – alle bereits archivierten Daten bleiben davon vollständig unberührt.
Bestehende Pläne sind nicht betroffen
Bereits eingelesene und gespeicherte Pläne liegen dauerhaft in der Datenbank. Sie sind von einem KI-Ausfall völlig unabhängig – alle Metadaten, sprechenden Namen, Zuordnungen und Original-Scans bleiben vollständig erhalten und zugänglich.
Was bei einem Ausfall pausiert
Lediglich das Einlesen und Analysieren neuer Pläne ist betroffen – solange das KI-Modell nicht erreichbar ist, können keine neuen Scans ausgelesen werden. Die Original-Dateien bleiben dabei gespeichert und können jederzeit erneut analysiert werden, sobald das Modell wieder verfügbar oder ein Nachfolgemodell eingetragen ist.
Modellwechsel ohne Code-Änderung möglich
Wird das aktuelle Modell (Anthropic, claude-sonnet-4-6) abgelöst oder abgeschaltet, genügt es, den neuen Modellnamen in der Umgebungsvariablen ANTHROPIC_MODEL einzutragen. Kein neues Deployment und keine Code-Änderung sind dafür nötig – die Umstellung ist in wenigen Minuten erledigt.
Bedienungsanleitung – Mitarbeiter
Schritt-für-Schritt-Ablauf für neue Anwender (Rolle: Mitarbeiter). Kann als Grundlage für eine externe Anleitung verwendet werden.
1
Anmelden
Die App öffnet sich mit einem Anmeldefenster. E-Mail-Adresse und Passwort eingeben, dann „Anmelden" klicken. Die App merkt sich die Anmeldung — beim nächsten Öffnen des Browsers ist man automatisch eingeloggt, bis man sich aktiv abmeldet (Abmelden-Button oben rechts).
2
Dashboard und Navigation
Nach dem Login erscheinen oben drei Kacheln: Anzahl Objekte, Anzahl Unterlagen, Posteingang. Anklicken führt direkt zur jeweiligen Seite.
Links die Navigationsleiste — für Mitarbeiter sichtbare Punkte:
Dashboard — Startseite
Objekte — alle Gebäude
Pläne & Dokumente — Gesamtliste
Posteingang — wartende Dateien
Einlesen — neue Scans hochladen
Fragen & Antworten — Hilfe
3
Gebäude finden
Suchleiste oben: Objektname, Adresse oder Nummer eingeben — Treffer erscheinen sofort, Anklicken öffnet das Gebäude. Menü „Objekte": Alle Gebäude als Kacheln mit Name und Adresse. Anklicken öffnet die Gebäudeakte mit allen zugehörigen Plänen, Dokumenten und dem Vollständigkeitsstatus.
4
Plan hochladen, KI-Analyse und Ergebnis korrigieren
Menüpunkt „Einlesen" aufrufen. Datei(en) (PDF, JPG, PNG, TIFF) in das gestrichelte Feld ziehen oder das Feld anklicken. Die KI analysiert die Datei automatisch — ein Warteanzeige erscheint.
Das Ergebnisfenster zeigt den KI-Vorschlag. Editierbare Felder:
Mit „Dokument anzeigen" kann man den Scan direkt im Fenster prüfen. Am Ende: „Bestätigen & archivieren" (sofort gespeichert), „Später (Posteingang)" (als Entwurf parken) oder „Abbrechen".
5
Abgelegte Pläne suchen und aufrufen
Über das Gebäude: Objekte → Gebäude anklicken → Gebäudeakte. Oben Filtercheckboxen: Aktuelle Pläne (Standard), Archivpläne, Ältere Versionen. Dateiname oder Karte anklicken → Vollbild-Vorschau öffnet sich (schließen mit × oder Escape). Gesamtliste: Menüpunkt „Pläne & Dokumente" — alle Unterlagen in einer Tabelle, mit denselben Filtercheckboxen und der Suchleiste oben.
6
Teilen und Exportieren
Einzelne Datei teilen: Button „Teilen" auf jeder Plan-/Dokumentkarte → erzeugt einen befristeten Link ohne Login-Pflicht für den Empfänger. Ganzes Gebäude als ZIP: In der Gebäudeakte → „Paket als ZIP exportieren" → alle Unterlagen des Gebäudes mit sprechenden Dateinamen. Gesamter Bestand als ZIP: In „Pläne & Dokumente" → „Stapel-Download (ZIP, sprechende Namen)".
Hinweis zur Rollentrennung
Aktuell sind alle Administratoren interne Team-Mitglieder, daher reicht die Admin-Sichtbarkeit für diese Seite. Sobald eine Kunden-Admin-Rolle eingeführt wird, muss eine eigene superadmin-Kennzeichnung ergänzt werden, damit diese interne Dokumentation vor Kunden-Admins verborgen bleibt.